Что такое интранет портал и зачем он нужен современной компании

Всеобщая глобализация приводит к тому, что всё больше и больше компаний имеют географически распределённую структуру, офисы и представительства в разных городах и странах. Сотрудники проводят больше времени, работая удалённо, а корпоративный интранет портал становится основным рабочим инструментом.

Времена, когда люди просто приходили на работу в офис и работали только в течение рабочих офисных часов уходят в прошлое. Сотрудники и команды постоянно находятся на связи. Быстрый доступ к информации, задачам и проектам становится неотъемлемым требованием для успешной и высокопродуктивной работы. Компаниям необходима гибкость и не привязка к рабочему месту, если они ставят перед сотрудниками амбициозные цели.

 

Узнать подробнее из чего состоит интранет портал

 

Эволюция рабочего пространства

Мы живём во времена интересных перемен и наблюдаем, как меняется рабочее пространство, превращаясь в «цифровое рабочее пространство», объединяя в себе все инструменты, которые используют сотрудники для работы. Начиная от Email и мессенджеров и заканчивая электронным документооборотом и автоматизацией бизнес-процессов. Выражение «цифровое рабочее пространство» плотно вошло в обиход, хотя совсем недавно вызывало массу споров и противоречий.

Термин «интранет портал», также становится популярнее, его стали чаще гуглить в поисковиках, а его синонимом можно смело назвать «корпоративный портал», который подразумевает то же предназначение и набор функций.

Рабочее пространство развивается, и в него интегрируются новые цифровые каналы коммуникаций, как внутри компании, так и для общения с клиентами и партнёрами. Хороший интранет – это мощный инструмент современной компании. Он объединяет в себе ресурсы и функции, позволяющие сотрудникам выполнять свою работу быстрее, проще и эффективнее.

Переход на цифровое рабочее пространство позволяет компаниям добиваться высокого уровня вовлеченности сотрудников. Недавнее исследование Deloitte в сфере HR показало, что вовлечённость и заинтересованность сотрудников является проблемой №1 для компаний с распределённой структурой. Вовлечённость начинается с того, что необходимо научиться слушать сотрудников, вовлекать их в принятие решений и наделять полномочиями и ответственностью для решения задач.

Как может помочь интранет портал?

  • Гибкость: доступ к информации и документам должен быть гибким и не зависеть от места и устройства, которым пользуется сотрудник.
  • Совместная работа: командам необходимо единое пространство, где они могут взаимодействовать и работать над задачами и проектами, при этом быть в курсе всех событий в режиме real-time.
  • Вовлечённость и корпоративная культура: удобство, целостность бренда и корпоративного дизайна отражает единство компании и обязательства перед сотрудниками.

 

Что же такое интранет портал и почему без него не может обойтись не одна современная компания?

Если вы задумались над тем, что такое интранет портал и что он собой представляет, вы определённо не одиноки. Большинство людей не догадываются, что есть такой инструмент, позволяющий им решить проблемы с документооборотом, коммуникациями, бизнес-процессами, контролем выполнения задач и проектами пока они с ними не столкнутся.

 

Техническое определение: закрытый внутренний портал компании, базирующийся на облачном решении или установленный на локальный сервер.

 

Общее определение: интранет портал – это внутренний закрытый инструмент автоматизации бизнеса, предоставляющий ряд функций для решения бизнес-задач. Количество и набор этих функций зависит от решения или потребностей бизнеса.

 

Несмотря на то, что интранет может решать множество различных задач, мы различаем 13 основных и наиболее распространённых инструментов используемых в интранет порталах. Ниже мы подробнее рассказываем о каждом из них и как вы можете применить их в своей компании

 

1.  Социальная сеть

Социальные сети настолько прочно вошли в нашу жизнь, что представить её без них уже практически невозможно. Помимо того, что это популярно, социальные сети ещё и очень удобный способ представления и отслеживания наиболее интересной и нужной информации. Такие вещи как лента, возможность поделиться информацией или высказать своё мнение с помощью лайков и комментариев могут успешно применяться и в бизнес-среде.

Интранет портал легко заменяет внутреннюю социальную сеть компании без необходимости специально обучаться ей пользоваться, ведь все уже это, итак, давно умеют. Используйте все знакомые вам вещи для того чтобы быть в курсе всех событий или проектов компании, общайтесь, делитесь информацией, комментируйте, ссылайтесь на коллег в сообщениях, рассылайте документы и проводите опросы. Объединяйтесь в группы по интересам или проектам и используйте всю мощь социальной сети для повышения вашей продуктивности.

 

2.  Задачи

Любая работа или проект – это череда задач, как больших, так и не очень, но все они направленны на достижение конечной цели. Человечество пока не придумало инструмента лучше, чтобы отследить эффективность работы и не сбиться с намеченного курса. Задачи – это удобный, простой, а главное всем знакомый способ работы.

Интранет портал позволяет не просто легко и быстро ставить задачи, но и проверять результат и качество их выполнения. Следите за сроками, стройте графики эффективности работы сотрудников, работайте с диаграммой Ганта и другими отчётами, помогающими оценивать результативность и качество работы вашей команды. Создавайте свои собственные чек-листы и шаблоны, чтобы тратить меньше времени на одинаковые и рутинные задачи.

 

3.  Коммуникации и совместная работа

Скорость коммуникации в компании решает очень многое и сильно влияет на её эффективность и гибкость. Времена, когда документы могли путешествовать долгими днями по кабинетам и Email-сообщения превращающиеся в бесконечную череду пересылок, стремительно уходят в прошлое. Сотрудники и компании ищут новые способы ускорить общение и, как правило, в этот момент в компании начинают пользоваться скайпом и другими мессенджерами. Собрать и проанализировать потом всю эту переписку просто невозможно, а угроза утечки данных встаёт ещё острее.

Начните пользоваться единым инструментом для общения и совместной работы. Общайтесь в мессенджере, создавайте группы по интересам и проектам, совершайте бесплатные аудио- и видеозвонки друг другу. Отправляйте файлы и документы. Исключение Email из внутренних коммуникаций компании повышает эффективность сотрудников минимум на 28%. Всё это позволяет делать интранет портал. Более того, вы всегда сможете проконтролировать переписку, и посмотреть её историю.

 

4.  Документы

Документы – неотъемлема часть любой работы и компании. Редко когда документы создаются идеально с первого раза, обычно проходит несколько этапов правок и утверждений, прежде чем документ будет призван рабочим. Во всём этом процессе наверняка участвуют несколько человек, и нет ничего хуже последовательной работы с документами. Такой подход является настоящим врагом эффективности.

Совместная работа над документами – это одно из ключевых и основных преимуществ интранет портала. Вы не просто можете сэкономить на офисных приложениях типа Microsoft Word, но и работать над одним документом одновременно. Контролируйте все правки, отслеживайте историю изменений и версии документов. Открывайте и ограничивайте доступ к документам и папкам, обсуждайте их, утверждайте, и быстро находите. Для всего этого вам нужен лишь один инструмент - интранет портал.

 

5.  Хранилище файлов

Облачные технологии переворачивают подход, к хранению файлов открывая тем самым большие возможности и удобства для работы с ними. Больше не нужно испытывать неудобства использования USB-флешек и локальных корпоративных дисков.

Храните файлы в облаках. Это даст вам больше гибкости и контроля над ними. Настройте права доступа в соответствии с вашими требованиями и будьте спокойны за их безопасность. Вы больше никогда не потеряете ни один файл или документ. Оправляйте прямые ссылки на ваши файлы и не занимайте место в вашем почтовом приложении.

 

6.  Календари

Ищите способы прозрачной работы со своими календарями и календарями сотрудников? Работа компании подразумевает большое количество событий и мероприятий. Проблема в том, что не всегда понятна доступность того или иного сотрудника в нужное врмя, а возможность планирования превращается в сложную задачу.

Синхронизируйте все свои календари с интранет порталом. Сделав это, вся информация о доступности ваших коллег и переговорок будет как на ладони. Начните эффективнее планировать своё время. Создавайте мероприятия и приглашайте на него участников прямо из календаря и тогда, когда всем это удобно. Проводите собрания и планёрки, формируйте протокол встречи и ставьте задачи участникам прямо в интранет портале.

 

7.  Почта

Почта популярный и эффективный способ общения, хотя он и не очень подходит для внутренних коммуникаций. Всё что касается внешних коммуникаций, почта незаменимый помощник и инструмент.

С почтой эффективнее работать тогда, когда она плотно интегрирована с вашим интранет порталом. Создавайте свои почтовые ящики или подключите свой домен. Вся ваша база контактов под рукой, а вся переписка крепится к карточкам ваших клиентов, партнеров или сделкам. Всевозможные счётчики и аналитика по использованию почты помогут вам понять, насколько вы эффективно умеете пользоваться этим инструментом, для достижения поставленных задач.

 

8.  Телефония

Сколько времени вы тратите на поиск контактов и набор номеров? Телефония неотъемлемая часть любого бизнеса. Если ваш бизнес построен целиком на телефонной связи, то скорость работы и эффективность использования этого инструмента будет являться критическим фактором.

Настройте телефонию в интранет портале и повысьте ваши продажи и эффективность работы сотрудников. Больше не нужно переключать звонящего на нужного менеджера, система сама определит, кто работает с этим клиентом и направит его к нему. Звоните в один клик мышкой, записывайте разговоры, прослушивайте их и оценивайте эффективность работы ваших сотрудников на телефоне.

 

9.  Бизнес-процессы

Нет ничего хуже неавтоматизированных рутинных операций. Время, потраченное на поход по кабинетам, чтобы утвердить счёт на оплату или заявку на командировку, можно потратить с большей пользой. Если компания имеет географически распределённую структуру, то эту проблему можно смело умножить на два. Многие компании по-прежнему тратят массу времени и денег на то, что можно и нужно автоматизировать.

Автоматизируйте ваши самые рутинные бизнес-процессы с помощью интранет портала. Перестаньте ломать голову, кто должен утвердить тот или иной документ и на месте ли этот сотрудник. Просто запустите нужный вам бизнес-процесс и позвольте интранет порталу сделать всё за вас. Он сам оповестит ответственного, поставит ему задачу, пришлёт документ, проконтролирует сроки и сообщит вам о результате.

 

10.  HR-операции

Удобная и понятная структура компании залог эффективности, как для сотрудников, так и для руководителей. Единая база контактов сотрудников значительно упрощает коммуникацию. Возможность быстро понять на месте ли сотрудник, какую он занимает должность и в каком отделе и филиале работает, может сэкономить массу рабочего времени.

Легко и быстро находите не только нужного вам коллегу, но и всю информацию о нём. Проводите опросы, и узнавайте мнение сотрудников всей компании сразу. Контролируйте рабочее время, график отпусков и отсутствий. Повышайте вашу корпоративную культуру, внедряйте элементы мотивации и геймификации в ежедневную работу. Награждайте сотрудников бейджами и общественной похвалой. Всё это поможет вам автоматизировать HR-операции и повысит вовлечённость сотрудников.

 

11.  База знаний и Wiki

Работа многих компаний построена на знаниях и профессиональных компетенциях. Эффективная организация и документация этих знаний является ключевой задачей для масштабирования и повышения эффективности работы бизнеса. Как и главное где организовать базу знаний таким образом, чтобы на неё было легко ссылаться и пользоваться?

Интранет портал позволяет организовать базу знаний в формате Wiki или любом другом удобном для вас формате. Документируйте знания, создавайте разделы и направления. Назначайте ответственных и отслеживайте историю изменений и дополнений. Единая база знаний – это большое преимущество, как для сотрудников, так и для менеджеров. Прописав всё необходимое один раз, вы можете быстрее обучать новых сотрудников и высвобождать своё время от постоянно повторяющихся вопросов и кейсов.

 

12.  Интеграция

Каждый бизнес имеет свою специфику и набор must-have инструментов для эффективного функционирования. Способность интранет портала интегрироваться с этими инструментами является ключевым фактором.

Убедитесь, что ваш интранет портал позволяет вам расширить ваши возможности при необходимости через интеграцию с другими системами и приложениями. Гибкость настройки интранет портала и наличие набора готовых приложений говорит о его зрелости и многофункциональности.

 

13.  Мобильность

Быть привязанным к своему рабочему месту и рабочему компьютеру давно уже очень не эффективно, тем более, если ваша работа предполагает разъездной характер или удалённую работу. Способность всегда оставаться на связи, иметь доступ к необходимой рабочей информации с любого устройства и любого места, является конкурентным преимуществом.

Работайте там, где вам удобно и с любого удобного вам инструмента – планшета, телефона. Интранет портал, имеющий мобильное приложение делает вас гибким и эффективным независимо от вашего местоположения и условий работы. Пользуйтесь всеми преимуществами интранета и будьте всегда в курсе всех событий по вашим задачам и проектам в режиме real-time.

 

Нужен ли вам интранет портал?

Если какие-то из проблем описанные выше вам знакомы, и вы ищите пути их решения, вам определённо нужно задуматься о том, чтобы начать пользоваться интранет порталом в вашей компании. Если вы не знаете с чего начать, закажите презентацию, на которой вы узнаете, как интранет портал поможет решить ваши проблемы, и какие преимущества вы получите от его использования.

Пользуетесь ли вы интранет порталом в вашей компании? Поделитесь своим опытом в комментариях.

 

Интранет портал

 

 

 

Комментариев еще нет.

Оставить комментарий