Стратегия выбора и внедрения СЭД в государственной организации

Внедрение электронного документооборота в государственной организации это почти всегда процесс особый, связанный со спецификой работы и устройством государственных учреждений. Основными особенностями, как правило, являются большой объем документов, необходимость следовать регламентам, жесткая привязанность к законодательной базе, консерватизм сотрудников и скромность бюджета. Это далеко не все особенности, но именно это надо учитывать в первую очередь при выборе и внедрении электронного документооборота в госучреждении. Ниже мы рассмотрим стратегию по выбору и внедрению СЭД в государственных организациях, но эта стратегия может также браться за основу и для коммерческих организаций.

 

Анализируем рынок и формируем список систем

Первым этапом выбора и внедрения СЭД будет анализ рынка систем и составление длинного списка всех доступных решений. На данном этапе не старайтесь попытаться оценить платформы и ни в коем случае не гонитесь за их рейтингами и популярностью, долей рынка и т.д. Просто набросайте длинный список систем, которые удалось найти через статьи, рекламу, семинары, вебинары и отзывы,  для дальнейшей работы с ним.

Внедрение СЭД в государственной организации

Корректная постановка целей и задач

Итак, перед вами список из 10 или 15, а возможно и 20 различных систем. Что же с ним делать? Прежде чем перейти к следующему этапу составления короткого списка платформ, необходимо выполнить самую важную, на мой взгляд, задачу при выборе и внедрении СЭД в государственной организации, а именно определить цели и задачи внедрения СЭД, а также определить параметры оценки платформ на предмет соответствия вашим конкретным требованиям. Для этого необходимо ответить на ряд вопросов:

  • Что именно вы хотите от СЭД? Какая конечная цель ее внедрения?
  • Для чего она вообще вам нужна и кто ей будет пользоваться (ключевые пользователи)?
  • Какие ограничения по ее внедрению имеются у вас в организации (регламентные, технические, лицензионные, финансовые)?

 

Выбор оцениваемых параметров и формирование критериев оценки

Следующим этапом будет определение параметров и критериев оценки. Другими словами, вам необходимо ответить на вопросы «Какая система нужна именно нам?» и «Каким нашим требованиям она должна отвечать?». Ключевыми словами здесь являются «именно нам» и «нашим требованиям». У каждой организации своя специфика работы и, соответственно, свои требования. Стоить рассмотреть как минимум следующие требования:

  • Функциональные
  • Ценовые
  • Технологические
  • Безопасность
  • Дополнительные

Ответив на эти вопросы, вы подстрахуете себя от выбора неподходящей вам системы и значительно сузите круг рассматриваемых платформ.

 

Выбор наиболее приемлемых вариантов

Как правило, к этому этапу, после того как вы отсеете те платформы, которые не подходят под ваши требования, у вас в коротком списке останется 4-5 платформ с представителями которых вы продолжите общение. На этом этапе особенное значение будут иметь те параметры и критерии оценки платформ, которые вы для себя определили на этапе выше. Независимо от того, какую именно методологию и подход к оценке критериев вы выберете, она обязательно должна быть. Даже самая простая система оценки функциональности платформы будет лучше, чем ее отсутствие. Все-таки вы выбираете систему электронного документооборота для организации не на один год, а закладываете фундамент для автоматизации делопроизводства, который, скорее всего, вы захотите развивать.

Итак, короткий список составлен. Что же дальше? Не смотря на все преимущества той или иной платформы, любую информационную систему всегда хочется опробовать в действии, так скажем в рабочем режиме. Демо-версий не всегда бывает достаточно, да и специфика работы организации может диктовать свои условия к системе электронного документооборота. Поэтому - вполне разумный следующий шаг, это обсудить с представителями платформ возможность реализации пилотного проекта. Это вполне нормальная практика и, как правило, все представители это понимают и готовы его разработать. Не жалейте денег на пилотный проект, тем более, что обычно это небольшая сумма за реализацию самого базового функционала. Подготовьте и опишите 3-5 самых основных бизнес-процессов и процедур и предоставьте их подрядчику. Он подготовит систему и развернет ее в рабочем режиме у вас в организации или на тестовом стенде.

Работа с живой системой, в которой работают бизнес-процессы и документы, принятые в вашей организации, помогут оценить систему в полном объеме. Вы оцените, насколько в ней удобно работать (интерфейс, usability и т.д.), и как она впишется в вашу организацию. Самое главное здесь, чтобы систему смогли протестировать как можно больше пользователей и высказали свое мнение по работе с ней. Причем пользователи должны быть разных категорий от рядовых сотрудников до руководителей. Разнообразность мнений и вариантов использования будет являться ключом к всесторонней оценке системы.

 

Выбор наилучшего варианта

К данному этапу у вас будет достаточно информации для принятия правильного решения. В вашем распоряжении будет, во-первых, таблица оценки системы по важным для вас критериям и, во-вторых, работающий прототип, он же пилот каждой из систем, который вы смогли опробовать самостоятельно в рабочем режиме.

Таблица критериев оценки

При принятии решения о выборе системы большую роль играет не только оценка критериев и прототипа, но и, как сказано выше, возможность познакомить с системой всех ключевых пользователей. К этой группе можно также добавить независимых экспертов, которые не будут работать непосредственно в системе, но так или иначе могут оценить ее полезность и удобство для организации. Взвесив все эти показатели и мнения, вы сможете выбрать наиболее оптимальную систему электронного документооборота для вашей организации. Хочется еще раз повторить, что вы не оцениваете, какая из платформ лучше, а какая хуже. Вы выбираете именную ту систему, которая наилучшим образом подходит именно вам. Придерживаясь именно такой стратегии на протяжении всего процесса выбора, вы подстрахуете себя, от влияния рекламных и других рыночных факторов, и вам будет проще общаться с представителями платформ или системных интеграторов.

 

Внедрение СЭД в государственной организации

Если перед вами стоит задача выбора и внедрения СЭД в вашей организации, наши специалисты будут рады помочь вам в этой вопросе. Для этого просто свяжитесь с нами.

 

 

Комментариев еще нет.

Оставить комментарий