Система электронного документооборота в организации

В этом посте мы подробно разберем особенности выбора и внедрения системы электронного документооборота в организациях. Бумажный документооборот со всеми своими недостатками все чаще становится одной из первых областей, которую руководители компаний хотят максимально автоматизировать. Ошибки, вызванные человеческим фактором, растянутые сроки согласования документов, их обработка и отправка, поиск и редактирование, все эти процессы способны значительно снижать производительность организации, особенно той, где объем документооборота большой. Системы электронного документооборота, или сокращенно СЭД, созданы с целью автоматизировать, как внутренний процесс работы с документацией, так и внешнее взаимодействие с контрагентами. Помимо систем электронного документооборота все большую популярность набирают системы управления корпоративным контентом (ECM), функционал которых более обширен и позволяет работать не только с документами, но и с неструктурированной информацией.

Выбор системы электронного документооборота задача не простая, и сводится не просто к выбору самой системы, но и компании интегратора, способной грамотно ее внедрить и научить ей пользоваться. Нестабильная финансовая ситуация несомненно учит компании экономить деньги, поэтому вопросы экономической эффективности системы электронного документооборота и сроки ее окупаемости, также стоят не на последнем месте.

 

Система электронного документооборота как комплексная автоматизация бизнес-процессов

Системы электронного документооборота уже давно перестали быть просто инструментом управления только лишь документами. Современные СЭД способны полностью автоматизировать весь процесс делопроизводства, документооборота и бизнес-процессы, с ними связанные. Стоит отметить, что это очень перспективный подход использования одной платформы для автоматизации этой части бизнеса с учетом всех его требований. В настоящее время системы электронного документооборота занимают прочное место в едином информационном пространстве организации. Они способны легко интегрироваться с другими системами, такими как ERP, CRM и т.д. Многие системы электронного документооборота имеют мобильные версии и способны работать с разными клиентами: корпоративными порталами, почтовыми приложениями, офисными программами и др. Ведь все эти системы, по сути, и являются основными поставщиками информации для систем электронного документооборота.

 

При внедрении системы электронного документооборота стоит помнить, что затраты на покупку лицензий, это не единственные затраты. Стоит также оценивать как бюджет всего проекта в целом, так и всевозможные трудности, которые могут возникнуть на пути автоматизации документооборота в организации.

 

Компаний, оценивших пользу систем электронного документооборота, все больше интересуют системы в области управления бизнес-процессами (BPM). Данные системы позволяют выстроить грамотные бизнес-процессы в компании, а ее сотрудникам работать с документами в любом удобном для них месте, через мобильные приложения, тонкие клиенты и т.д. Данные системы специализируются именно на создании и внедрении необходимых для эффективного функционирования компании бизнес-процессов, а электронный документооборот в них уже осуществляется как неотъемлемая часть этой самой эффективности.

 

Четко продуманные KPI - залог успешного внедрения СЭД

Системы электронного документооборота стали настолько популярны среди разного рода организаций, что вопрос уже не лежит в плоскости, нужен он или не нужен. Тем не менее внедрение системы электронного документооборота в компании - это серьезный ИТ-проект, и подготовиться к нему нужно основательно и серьезно.

Начать, конечно же, нужно с четкого представления целей и задач, поставленных перед системой электронного документооборота. Сама по себе цель иметь СЭД в компании не приведет к ощутимому результату. Незнание и непонимание того, зачем же все-таки нужна система электронного документооборота в организации, будет мешать как при внедрении, так и при эксплуатировании системы. В идеале надо стремиться к тому, чтобы KPI были четко прописаны, например, «сократить сроки согласования договоров до 3 дней», или «ускорить процесс исполнения приказов до 1 дня» и т.д. Для того, чтобы разработать такие четкие KPI, в этом процессе должны принимать участие представители бизнеса и руководства, а не только сотрудники, занимающиеся делопроизводством, или ИТ-специалисты. Что же касается выбора самой платформы, здесь стоит учитывать ряд факторов, такие как:

1) Архитектурные
2) Технологические
3) Конструктивные

Функциональные возможности системы электронного документооборота также играют не последнюю роль. При внедрении системы электронного документооборота в организации очень часто приходится заниматься формализацией бизнес-процессов. Это в свою очередь повышает риски внедрения. Поэтому, вам стоит заранее позаботиться о том, чтобы составить регламенты или стандарты, описывающие работу вашей компании. Данные документы окажут большую помощь при внедрении системы электронного документооборота.
Еще одним решающим фактором успешности внедрения проекта является сильная заинтересованность команды внедрения со стороны заказчика и особенно руководителя. Внедряя систему электронного документооборота, он должен в курсе всего процесса и постепенно готовить сотрудников к новой схеме работы с помощью СЭД.

 

Только при плотном взаимодействии всех трех сторон: руководства бизнеса, ИТ-специалистов и внешних консультантов можно рассчитывать на успешное завершение проекта по внедрению системы электронного документооборота в организации.

 

Система электронного документооборота, как правило, охватывает все процессы и подразделения организации, а когда организация большая, удовлетворить требования всех ее пользователей крайне сложно. Довольно распространенным является расхождение в представлении о том, как надо работать в соответствии с инструкциями и стандартами и тем, что делается в реальности. Здесь очень важно понимать эту разницу и уметь отразить это в системе. Сопротивление всякого рода системам и инициативам автоматизации у сотрудников явление широко распространенное. Очень часто они считают, что у них все прекрасно, и отказываются понимать зачем им еще нужна система электронного документооборота. Все эти подводные камни и скрытые угрозы имеют место быть при внедрении СЭД. Успешно разрешить эти проблемы поможет трезвый взгляд на бизнес-процессы организации, их реальное и практическое выполнение, а также высокий уровень заинтересованности высшего руководства. Активная пропаганда всех преимуществ, ради которых, собственно, и решено внедрить систему электронного документооборота, и критически важные процессы помогут начать внедрение с самого необходимого.

 

Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота

Любая информационная система, внедряемая в организацию? в первую очередь направлена на оптимизацию бизнес-процессов, повышение эффективности, облегчение жизни ее сотрудникам и в конце концов для экономии средств. Система электронного документооборота не исключение. Внедрять ее только потому, что это модно, или потому, что она есть у ваших конкурентов, абсолютно бессмысленно. Руководство компании всегда хочет видеть конкретные цифры от внедрения СЭД. Как правильно измерить эффективность, и что именно измерять, разберем ниже.
Система электронного документооборота прежде всего направлена на экономию времени. Поэтому вполне целесообразно измерять время, затрачиваемое сотрудником на выполнение типовых операций до и после внедрения системы. Это могут быть, подготовка типовых документов, их согласование, поиск, утверждение и т.д. Еще одним ключевым эффектом внедрения системы электронного документооборота в организации считается повышение исполнительной дисциплины. Посчитать экономический эффект от внедрения СЭД не так просто, слишком много критериев и показателей может быть задействовано, но в некоторых проектах это возможно. Что действительно легко проанализировать и заметить, так это:

1) Повышение скорости обработки документов и информации;
2) Повышение трудовой дисциплины и исполнительности;
3) Уменьшение количества ошибок при работе с документами;
4) Уменьшение рисков потери информации;
5) Облегчение и повышение скорости поиска и распространения документов.

Все вышеперечисленные показатели создают надежный инструмент контроля исполнительной дисциплины и документации для руководства организации.

 

Распространенным заблуждением является то, что после внедрения система электронного документооборота будет работать за сотрудника. СЭД способна помогать в работе, упрощать ее и ускорять, но для этого необходимо качественное обучение работе с системой и открытость к принятию новых схем работы с документацией.

 

Для более точной оценки экономической эффективности внедрения системы электронного документооборота существуют еще два способа подсчета. Первый отражает именно материальную выгоды, такую как уменьшение расходов на бумагу и канцелярские товары, копирование документов их хранение, пересылку и т.д. Второй показатель отражает так называемые «перспективные» выгоды. Например, уменьшение рисков принятия неверных решений, или же повышение лояльности клиентов благодаря более быстрой обработке и предоставлению документов, отсутствие риска потери документов, соответствие документов требованиям законодательства, и, как результат, избежание штрафов и т.д.
Все эти показатели индивидуальны и носят разные уровни важности для организаций, поэтому расчет экономической эффективности от внедрения системы электронного документооборота будет считаться индивидуально для каждой организации.

 

Типичные ошибки и заблуждения при внедрении СЭД

Начать хотелось бы с того, что довольно часто встречается заблуждение о том, что, после внедрения системы электронного документооборота в организации все бизнес-процессы упорядочатся в ней сами по себе. Если в компании нет четко прописанных и отлаженных бизнес-процессов, то внедрение СЭД это хороший повод все-таки привести их в порядок, а с помощью системы электронного документооборота уже автоматизировать все рутинные операции.
Еще одной распространенной ошибкой является то, что многие организации считают свой процесс управления документами и бизнес-процессы уникальным. Результат полностью измененный функционал системы электронного документооборота под требования организации, для того, чтобы удовлетворить пожелания абсолютно всех бизнес-заказчиков. Процесс этот, как правило, очень долгий и очень затратный.

 

Четкое определение критически значимых бизнес-процессов поможет на ранней стадии определить, нужна ли вам полноценная система работы с контентом ECM, или же будет достаточно системы электронного документооборота.

 

Так же часто встречается ошибка внедрения ECM системы с последующим низведением ее функционала и использования только лишь для автоматизации документооборота, а иногда только исключительного канцелярского документооборота. ECM системы - это мощные инструменты для работы с корпоративным контентом, который включат в себя, как все документы организации, так и другую неструктурированную информацию. Исследования показывают, что 80% всей информации в организации хранится именно в неструктурированном виде. Поэтому использование ECM системы только лишь для электронного документооборота, это все равно что перемещение по городу на реактивном самолете, мощности не соответствуют расстоянию.
Ряд ошибок возникает при самостоятельном внедрении системы электронного документооборота. Одна из них - это неправильная настройка прав доступа к документам и информации, как следствие, сотрудники имеют доступ к которым они иметь не должны, могут их просматривать и редактировать. Довольно часто компании пренебрегают разработкой электронных регламентов, в связи с чем технологии работы с документами, применяемые в бумажном варианте, переносятся в систему электронного документооборота, что не позволяет использовать СЭД на полную мощность.

 

Внедрять самим или заказать внедрение системы электронного документооборота?

Этот вопрос, как правило, возникает на ранних стадиях. Здесь стоит отметить, что практически всегда, когда автоматизация бизнес-процессов затрагивает большое количество отделов и подразделений, в которых потенциально может возникнуть конфликт интересов, не обойтись без привлечения опытного специалиста, который, полагаясь на свой опыт, поможет разработать оптимальную схему работы с учетом потребностей всех сторон. Так как система электронного документооборота внедряется в организацию, как правило, один раз, рассчитывать на высокую компетенцию именно в этой области, пусть даже ваших самых опытных и именитых сотрудников не стоит. Компании, внедряющие системы электронного документооборота на постоянной основе и которые занимаются этим профессионально, смогут сделать это быстрее и эффективнее.

Внешние исполнители помогут не просто выявить потенциальные проблемы внедрения СЭД на ранних стадиях, но и предложить оптимальные решения. По-прежнему многие компании не до конца представляют всех возможностей системы электронного документооборота в решении бизнес-задач. Консультант, привлеченный со стороны, это всегда свежий взгляд на внутренние процессы организации. Такие специалисты, имея дело с большим количеством проектов, могут предложить удачное решение, опробованное уже в нескольких организациях.
Когда речь идет о коробочной версии системы электронного документооборота с автоматизацией типовых бизнес-процессов, можно обойтись и собственными специалистами. Такого рода внедрение, как правило, сводится к установке системы и ее базовой настройке под специфику организации. Совсем другое дело обстоит, когда речь идет о системе управления корпоративным контентом - ECM. Здеcь уже необходимо хорошее планирование и подготовка к внедрению, и не обойтись без опытного консультанта. В такой ситуации будет требоваться качественная оптимизация существующих бизнес-процессов и разработка новых, а не просто инсталляция и базовая настройка системы.

 

Процесс внедрения системы электронного документооборота

Так как сама по себе система электронного документооборота - это многомодульный инструмент, автоматизирующий разные бизнес-процессы организации, очень часто встает вопрос о том, как целесообразнее ее внедрять. Либо делать это поэтапно, либо путем внедрения всех модулей сразу. На практике допустимы оба варианта, и здесь все зависит от ситуации в каждой отдельной организации, а точнее от ее зрелости.
Если система электронного документооборота только внедряется в вашей компании, и вы с ней никогда до этого не имели дела, то в таком случае больше подойдет поэтапное внедрение, начиная с самых критически важных процессов. Если же часть бизнес-процессов уже автоматизирована, то в таком случае лучше внедрять СЭД всю и сразу, в противном случае вы рискуете получить две параллельно работающие системы с удвоением одних и тех же действий, что, несомненно, приведет к снижению эффективности работы организации.

 

Только полное внедрение всей системы электронного оборота даст возможность оценить удобство и повысить эффективность работы организации. Частичное внедрение СЭД создаст еще больше неудобств, приведет к двойной работе и двойному учету документов.

 

Несмотря на то, что оптимальный подход при внедрении системы электронного оборота в организации будет зависеть от того, какие бизнес-процессы должны быть автоматизированы в первую очередь, наиболее оптимальным считается процессный подход внедрения. При таком подходе бизнес-процессы автоматизируются по очереди, начиная с самых критичных, под них настраиваются необходимые модули и интегрируются в работу самих пользователей. Все последующие процессы интегрируются с учетом уже настроенных модулей. Данный процесс повторяется до тех пор, пока не будет внедрена вся система и не будут настроены все бизнес-процессы. С помощью такого подхода возможно более плавное внедрение системы электронного документооборота без критических разрывов в работе.

 

Активная пропаганда системы электронного документооборота при борьбе с человеческим фактором

Когда дело касается внедрения информационных систем и их принятия сотрудниками организации, всегда встает вопрос о человеческом факторе. Система электронного документооборота особенно чувствительна к нему, так как пользователям подчас приходится привыкать и адаптироваться к новым методам и условиям работы. Как решить проблему человеческого фактора или минимизировать ее влияние?

Здесь на помощь приходит активная пропаганда самой системы электронного документооборота перед ее внедрением и качественное обучение сотрудников на стадии ее внедрения. Люди всегда будут сопротивляться тому, с чем они не умеют работать, или не понимают, для чего им это нужно. Качественные учебные пособия и документация отчасти способны решить эту проблему. Общее понимание того, что положительного происходит в системе с точки зрения самого процесса и участия в нем каждого отдельного сотрудника, играет гораздо более важную роль, нежели инструкции о последовательности занесения информации или порядке заполнения полей и нажатия кнопок. Конкретные ролевые инструкции по должностям и позициям сотрудников найдут у них куда больший отклик, чем общее руководство пользователей системы.

Еще на этапе формирования требований к системе электронного документооборота, очень важно привлечь ключевых сотрудников и пользователей из разных отделов и бизнес-подразделений. Это поможет снять негативное восприятие системы на стадии ее эксплуатации.

Подведя итог, хочу сказать, что конкретные цели того, для чего внедряется система, понимание конечного результата, приведение в порядок бизнес-процессов и качественное обучение сотрудников, все эти факторы дают вам гарантию того, что система электронного документооборота повысит эффективность работы вашей организации.

 

 

Комментариев еще нет.

Оставить комментарий