Как посчитать совокупную стоимость владения ПО

Совокупная стоимость владения корпоративным ПО является неотъемлемой частью при оценке возврата инвестиций от его внедрения, и, тем не менее, очень часто этот показатель игнорируется или считается неправильно, что приводит к неверной оценке возврата инвестиций. Что же должна включать в себя совокупная стоимость владения? Ниже мы рассмотрим основные критерии расчета, которые помогут вам правильно подходить к выбору ПО, основываясь на ключевом показателе возврата инвестиций при его внедрении.

 

Совокупная стоимость владения корпоративным ПО (TCO – total cost ownership) – это сумма всех прямых и непрямых расходов на его приобретение, внедрение, сопровождение и сворачивание. Тем не менее, в ее подсчетах очень часто ошибаются или недооценивают ее. В данном посте мы рассмотрим стоимость владения трех видов корпоративного ПО:

1. Облачное ПО (SaaS), такие как Битрикс24, СКБ Контур, Salesfore и т.д.;

2. Коробочные решения. Решения, которые устанавливаются на сервера клиентов;

3. Заказное ПО. ПО, разработанное собственными силами компаний, дающее им конкурентное преимущество. Обычно это та категория, ПО, которого нет на рынке, или существующие решения не удовлетворяют потребностей клиента.

 

Возможны различные другие варианты, такие как сочетание коробочного и облачного ПО, заказного и облачного ПО и т.д. Я не буду перечислять их все, в любом случае критерии оценки, описанные ниже в большинстве случаев присутствуют во всех вариациях. Данный пост предназначен для того, чтобы перечислить все возможные критерии, влияющие на совокупную стоимость владения и, как следствие на возврат инвестиций.

 

Затраты на запуск

Сюда входят все возможные затраты для запуска в ПО в промышленную эксплуатацию.

Стороннее программное обеспечение. Коробочные решения, как правило, требуют наличия сопутствующего ПО и лицензий на него. Не забывайте внимательно оценить, какое стороннее ПО потребуется, и сколько будет стоит само ПО и лицензии на него.

Аппаратное обеспечение. Стоимость серверного оборудования, хранилищ данных и другие расходы, связанные с бэкапом системы или восстановлением после отказа. Для облачных технологий это не применимо.

Миграция данных. Сюда входят все расходы, связанные с переносом данных из старой системы в новую или сбор и консолидацию данных в новой системе, включая их перевод в другой формат, если это необходимо. В некоторых проектах это бывает неактуально, и старая система просто консервируется и переводится в режим чтения данных из нее.

Пользовательские лицензии. Для коробочных решений это, как правило, два вида лицензий: неконкурентные и конкурентные лицензии на пользователей. Политика лицензирования ПО зависит от конкретного ПО и вендора. Возможны лицензии на подключения к серверу, приложения и и т.д. Для облачных ПО это как правило, неконкурентные лицензии. К заказному ПО этот вид расходов не применим.

Обучение и сертификация. Расходы на обучение сотрудников по работе с системой, иногда включают сертификацию сотрудников. Эти расходы, как правило, присутствуют во всех трех видах ПО. Под сотрудниками подразумеваются не только пользователи системы, но также администраторы и сотрудники, которые будут оказывать техническую поддержку.

Кастомизация ПО. Или другими словами его доработка под ваши конкретные требования и специфику работы компании. В коробочных решениях доработка ПО может доходить до такого уровня, что это повлияет на обновления платформы в будущем. Риск доработки всегда в том, что доработанные компоненты могут вызывать большое количество ошибок, и это всегда риск сбоя системы. Чтобы этого избежать рекомендуется скорее подстраивать работу компании под специфику работы ПО, если это возможно. Данные расходы относятся только к коробочным решениям.

 

Операционные расходы

В эту категорию включены все расходы, связанные с промышленной эксплуатацией системы. Они также влияют на совокупную стоимость владения ПО.

Операционные расходы

 

Обслуживание и поддержка. Обычно продается как годовой тариф на обслуживание системы вместе с коробочным решением. Убедитесь, что в обслуживание включены все патчи обновлений. Стоимость данной услуги обычно 20% - 25%/в год от стоимости ПО. Для заказной разработки сумма поддержки и обслуживания ПО обычно значительно выше суммы самой разработки на протяжении всего процесса эксплуатации. Расходы на обслуживание и поддержку не применимы к облачному ПО.

Патчи обновлений и исправлений. Расходы на патчи обновления системы и исправления ошибок. Данный вид расходов актуален только для коробочного ПО.

Пользовательские лицензии. Для коробочного ПО количество лицензий обычно приобретается с учетом роста количества сотрудников. Если же количество сотрудников по какой-то причине наоборот сокращается, то лицензии не подлежат возврату. Для облачного ПО стоимость лицензий обычно определяется фиксированной стоимостью в месяц на сотрудника или годовой контракт на компанию. Здесь нужно учитывать такой фактор, если количество сотрудников увеличивается, то и расходы будут увеличиваться. Если же количество пользователей наоборот уменьшается, то расходы могут уменьшиться только после пересмотра контракта.

Обучение. С приходом новых сотрудников появляется необходимость в их обучении и сертификации. Сюда можно отнести развитие ПО и выход новых версий, которые также могут требовать дополнительного обучения сотрудников.

Развитие системы. Здесь речь идет о заказном ПО и коробочных решениях. Для того, чтобы внедрить новую функциональность с появлением новых потребностей у организации или новых правил и законов, компании необходимо привлечь разработчиков. Почти везде, где необходима доработка или усовершенствование будут расходы на менеджмент проектов и разработку документации.

Пользовательская и администраторская поддержка. Расходы на helpdesk и системных администраторов. Помимо этого при больших масштабах иногда требуются аналитики и разработчики, чтобы оперативно решать возникающие вопросы. Не забудьте включить в совокупную стоимость владения ПО оплату рабочего времени этих специалистов  и руководство ими.

Восстановление после сбоев и поддержка высокой отказоустойчивости. Работы этой категории могут включать как бэкапы системы, аварийное переключение, так и плановое тестирование. Аварийное переключения это очень дорогое удовольствие для коробочных и заказных решений. В случае же с облачным ПО эта услуга, как правило, входит в пакет обслуживания. Для облачных решений нужно также иметь в виду расходы на восстановление, на случай если вендор самого облака по каким-то причинам закроет бизнес.

Дата центр. Расходы на обслуживание ПО в вашем дата центре, такие как электричество, система охлаждения и вентиляции, площади и стойки для оборудования. В эти же расходы необходимо включить непрямые расходы на безопасность, обслуживание и управление дата центром и т.д. Если вы арендуете дата центр, то расходы в основном будут сведены  к расходам на аренду аппаратных средств или «железа», на котором работает ваша система. Данные расходы применимы к коробочным и заказным ПО.

Недоступность ПО или простой. Время, в течении которого необходимое ПО недоступно по техническим причинам. Заказное ПО в редких случаях тестируется на отказоустойчивость так же хорошо, как облачное или коробочное, и больше всех остальных подвержено простоям. В коробочных решениях чаще возникает простой, чем в облачных, так как разработчики облачных решений вкладывают большие средства для создания аварийных переключений на случай отказа платформы.

Амортизация. При расчете совокупной стоимости владения ПО не забудьте учесть амортизацию программного обеспечения и всех аппаратных средств, которые используются при его работе. Амортизация не относится к облачному ПО, так как это обычно операционные расходы бизнеса.

Обновления. Коробочные решения обновляются ежегодно, а иногда и несколько раз в год. Обновления больших решений могут выливаться в большие и серьезные проекты, которые требуют времени, финансовых затрат и управления, и несут определенные риски для бизнеса. Также применимо и для заказного ПО при выходе новых версий. Не применимо к облачным решениям, так как они обновляются незаметно для клиентов.

Безопасность. Содержание и поддержка информационной безопасности, особенно если ПО не прикрыто локальным firewall. Эта статья расходов не применима для облачных решений, так как это реализовывается на стороне вендора облака.

 

Сворачивание ПО

Данный вид расходов также должен быть учтен при расчете совокупной стоимости владения ПО. Эти расходы связаны со сворачиванием решения и могут быть довольно существенными. Вам может не хватить услуг функционала одного облачного решения, и вы решите переехать на другое и т.д. Даже если вы решили не делать миграцию данных из старой системы в новую, имеет смысл поддерживать работоспособность старой системы еще в течение нескольких лет, если вдруг появится необходимость поднять какие-то данные или информацию. Это особенно актуально для государственных учреждений. Другим примером может стать переход из одного сервиса техподдержки в другой. Стоит ли переносить всю базу знаний? Может быть, довольно много различных случаев, когда нельзя просто взять и удалить старую систему и необходимо поддерживать ее хотя бы в режиме доступа и чтения, а это все определенные расходы.

 

Экспорт данных. Вам может быть необходимо, экспортировать данные из старой системы в определенном формате или виде. Многие вендоры создают достаточно удобные инструменты для импорта данных в свои системы, но мало кто уделяет достаточно внимания удобству экспорта данных из систем. Этот процесс может стать довольно затратным.

Архивирование системы. Как уже ранее неоднократно говорилось, иногда необходимо содержать старые системы для быстрого и удобного доступа к ним или информации хранящейся в них. Иногда для этих целей приходится поддерживать их работоспособность в дата центрах со всеми вытекающими отсюда расходами. В случае же с облачными решениями, часто достаточно просто поддерживать систему в режиме доступа и чтения. В этом случае резонно выбрать самый дешевый тарифный план, но если иное предусмотрено в договоре, то эти расходы могут быть в разы больше.

Неактивные лицензии. Вам может потребоваться сохранение всех пользовательских лицензий  старой системы, например для аудита, но определенно нет смысла, платить за полный функционал системы, которая сворачивается.

 

Заключение

Все выше перечисленные расходы помогут вам ничего не забыть при расчете совокупной стоимости владения ПО в вашей организации. Не смотря на то, что все эти расходы покрывают 90% всего возможного ПО, не забывайте об особенностях вашей конкретной организации, возможны какие-то расходы, не предусмотренные выше.

Обычно совокупная стоимость владения ПО рассчитывается в начале проекта на стадии, когда из короткого списка вендоров выбирается наиболее подходящее решение. Это необходимо для расчета окупаемости инвестиций. Произведя более детальные расчеты, используя статьи расходов выше, вы можете получить большое расхождение в вашем первоначальном и конечном плане. И тем более эта разница может еще больше при сравнении всех трех типов продуктов, облачных, коробочных и заказных решений.

 

Комментариев еще нет.

Оставить комментарий