Как выбрать систему автоматизации делопроизводства?

Система автоматизации делопроизводства занимает одну из ключевых позиций среди всех систем автоматизации организации. Любая работа с документами является частью "документального обеспечения управления", что подчеркивает важность не самих документов, как таковых, а тех управленческих решений и действий, которые принимаются на их основании. Система автоматизации делопроизводства способна перевести работу делопроизводителя на качественно новый уровень работы, распределяя нагрузку на каждого конкретного сотрудника, работающего с документами.

 

Определимся с понятиями

Прежде чем мы разберем вопрос, как выбрать систему автоматизации делопроизводства, давайте разберемся с терминами, которые определены такой наукой, как документоведение. Сделать нам это необходимо для того, чтобы четко понимать, что из себя представляет делопроизводство, а что, например, документооборот, и какие есть способы автоматизации этих областей.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – включает в себя все вопросы, связанные с документированием, организацией работы с документами, систематизацией и архивным хранением документов в процессе осуществления оперативного управления предприятием.

Делопроизводство – это комплекс мероприятий, направленный на обеспечение ДОУ предприятия или учреждения. ДОУ является основной функцией делопроизводства организации.

Три основных стадии делопроизводства:

  1. Создание документов;
  2. Организация движения и учета документов (документооборот);
  3. Хранение документов (архивное дело).

Документооборот – это деятельность по организации движения документов в рамках ДОУ по принятым в организации стандартам или бизнес-процессам.

Три основных потока документов:

  1. Документы, поступающие в организацию из других организаций (входящие);
  2. Документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
  3. Документы, создаваемые в организации для внутреннего использования (внутренние).

Например, документы, поступающие в организацию, как правило, проходят следующие жизненные стадии:

  1. Первичная обработка;
  2. Предварительное рассмотрение;
  3. Регистрация;
  4. Рассмотрение руководством;
  5. Передача на исполнение;
  6. и т.д.

Электронный архив – решает задачи систематизации архивных документов, их хранения, быстрого доступа и анализа в рамках ДОУ.

Каждый тип документов в организации проходит свои жизненные стадии от момента первичной обработки и регистрации до архивации. Все стадии в большинстве случаев подлежат автоматизации с помощью специализированных систем. Это ускоряет процесс обработки документов и повышает уровень исполнительной дисциплины и прозрачности документооборота в организации.

Теперь, когда мы немного разобрались с терминами, у вас должно сложиться четкое представление, какую именно часть делопроизводства вам необходимо автоматизировать.

 

В погоне за рейтингами

После того, как в организации появилось четкое представление того, что же необходимо автоматизировать, как правило, переходят к выбору решения или платформы. И вот тут очень часто допускается первая ошибка. Я ее называю «в погоне за рейтингами». Сотрудники, ответственные за выбор решения, начинают просматривать и анализировать всевозможные рейтинги систем, существующих на рынке, и отталкиваться именно от них. На них валится огромное количество рекламы и сладких обещаний и преимуществ, о том, что именно та или иная система - лидер на рынке и является самой лучшей. Стратегия, основанная исключительно на рейтингах, как правило, не приводит к желаемому результату.

Рейтинг систем автоматизации делопроизводства

Я ни в коем случае не говорю, что рейтинги это плохо и на них не стоит обращать внимание. Я лишь хочу сказать, что рейтинги дают лишь общее представление о наличии вендоров и решений на рынке. Для того, чтобы подобрать лучшее решение именно для вашей организации, нужно выбирать другую стратегию, которая переводит вопрос «Какая самая лучшая система на рынке?»  в вопрос «Какая из существующих систем лучше всего подходит именно нам?». Изменив стратегию выбора именно таким образом, у вас будет гораздо больше шансов выбрать именно ваше решение. На рынке представлено большое количество решений и вендоров, и выбирая исключительно по принципу рейтинга, вы рискуете приобрести систему с функционалом в разы превышающим ваши реальные потребности, в итоге вы переплатите и приобретете себе Феррари для езды по узким улочкам провинциального города, так никогда и не поняв всю прелесть мощного двигателя. Или наоборот, оформленная в красивую обложку система может оказаться  очень ограниченной в развитии, и хоть она и может быть очень привлекательна по цене, но впоследствии вы можете столкнуться с невозможностью развития системы в соответствии с требованиями вашей организации, или же ее доработка и адаптация просто съест всю экономию при покупке и в итоге выльется в большие расходы.

 

Определитесь с требованиями

Как же выбрать золотую середину? Выбор золотой середины и идеального для вас решения начинается с четкого определения ваших требований к системе. На что здесь стоит обращать внимание? Так как конечные пользователи системы это все-таки сотрудники компании, чью деятельность вы пытаетесь автоматизировать, четко определите круг этих пользователей и их потребности. Какие еще могут быть требования?

  • Функциональные возможности системы

Сюда может входить - как и общая функциональность системы, так и такие вещи как, удобство использования, качество интерфейса, технологичность, простота и дополнительные возможности настройки, понятность выполнения действий в системе и др.

  • Положительный опыт внедрения в вашем секторе

Обязательно выясните, есть ли опыт внедрения выбираемой платформы именно в вашем секторе. Изучите истории успеха других клиентов. На этом этапе важно понять, есть ли опыт внедрения в вашем секторе и насколько он успешен.

  • Стоимость владения

Немаловажный фактор это стоимость владения системой автоматизации делопроизводства. Одно дело это купить и внедрить систему, другое дело этой системой владеть на протяжении всего срока эксплуатации (обновлять, поддерживать, развивать и т.д.)

Четко сформулировав требования к необходимой системе, вы сможете разговаривать с компанией, которая будет внедрять вам решение не на общем языке, а конкретно в разрезе того, что именно вам нужно и насколько та или иная система автоматизации делопроизводства вам подходит.

 

Не скупитесь на «пилоте»

Пилотом называют мини-копию вашего проекта или системы. Своеобразный тест-драйв системы. Как правило, пилот стоит небольших денег для разработки и содержит очень ограниченный набор самых необходимых функциональных возможностей и бизнес-процессов, обычно 3-5. При этом пилот дает потрясающую возможность в мини-версии посмотреть, как будет выглядеть система в действии. Поработав с пилотом, вы сложите свое представление, о том, насколько система вам подходит и насколько в ней удобно работать. Как правило, пилоты делаются для проектов с большим бюджетом и большого масштаба, но бывают исключения.

 

Заключение

Делопроизводство в России имеет свои особенности и требует особого подхода к его автоматизации. Итак, успешность выбора системы автоматизации документооборота зависит, прежде всего, от четкого понимания того, какую именно область делопроизводства вам необходимо автоматизировать. Перевод вопроса из плоскости, «Какая система самая лучшая?» в плоскость, «Какая лучше всего подходит именно нам?» поможет избежать ошибок в концептуальном подходе к выбору системы автоматизации делопроизводства. Четкое определение требований к системе, поможет сравнить вам выбираемые решения в разрезе потребностей конкретно вашей организации к ней, а небольшой пилотный проект даст вам возможность ощутить те вещи при работе с системой, которые невозможно ощутить на презентациях или при обсуждении функционала. Придерживаясь этих советов, вы значительно повысите свои шансы на выбор правильной системы автоматизации делопроизводства и получите положительные отзывы, как от конечных пользователей, так и от руководства организации.

Комментариев еще нет.

Оставить комментарий