Как повысить эффективность производства с помощью СЭД

Сегодня мы расскажем про бизнес-кейс внедрения системы электронного документооборота на производственном предприятии. Клиент предпочел не раскрывать своего названия, но любезно одобрил нашу идею разместить данный бизнес-кейс в нашем блоге.

Предприятие занимается производством высококачественного листового алюминия, предлагаемого на рынке по невысоким ценам. Система электронного документооборота играет важную роль в бизнес модели предприятия.

До внедрения электронного документооборота данное производственное предприятие тратило большое количество времени и средств на работу с бумажными документами, а также на их физическое перемещение как внутри организации, так и за ее пределами.

Переход на электронный документооборот позволил предприятию добиться следующих целей:

Несмотря на стабильный рост бизнеса, внедрение электронного документооборота позволило компании не только не расширять штат сотрудников, но и повысить удовлетворенность уже имеющего на тот момента штата. Давайте рассмотрим, какие преимущества получило предприятие от перехода на электронный документооборот.

 

Повышаем продуктивность

Перед внедрением системы электронного документооборота  такие отделы предприятия как бухгалтерия и отдел по работе с клиентами обрабатывали и хранили исключительно бумажные копии документов. Поиск и архивация бумажных копий отнимала большое количество времени, замедляя внутреннее взаимодействие сотрудников и значительно понижая уровень обслуживания клиентов.

Административный отдел предприятия также страдал от неэффективности работы с бумажными копиями. Больше всего страдал департамент обслуживания клиентов. Ежемесячно сотрудникам этого отдела приходилось преодолевать путь в архив документов, расположенный в 50 км. от производства, для того, чтобы заархивировать или найти в архиве необходимые документы. Помимо этого внутренние и внешние аудиторские проверки, расчет заработной платы и другие, критически важные бизнес операции страдали от неэффективности бумажного документооборота и обходились предприятию очень дорого. Все эти сложности подтолкнули к тому, что настало время внедрения электронного документооборота на производственном предприятии.

 

Создаем правильное решение

Для того, чтобы преодолеть сложности, связанные с доставкой документов и доступом к бумажному архиву, было принято решение создать электронный архив документов  и дать доступ к ним сотрудникам в соответствии с их правами и должностями.

Сегодня на предприятии все счета на оплату сканируются и заносятся в систему для дальнейшей работы с ними, а заявки на закупку сырья и материалов создаются прямо в системе, что позволяет запускать соответствующие бизнес-процессы по ним и легко находить их в архиве. Такая автоматизация позволяет сократить время работы с документами, ускорить процесс их утверждения и поиска. Отдел по работе с клиентами также часто пользуется сканированием ключевых документов для занесения их в систему.

 

Документооборот на производственном предприятии

 

Оцениваем преимущества

С помощью электронного документооборота, внедренного на производственном предприятии, организация получила следующие преимущества:

 

На уровне сотрудников:

  • Больше свободного времени. Теперь, когда сотрудникам больше не приходится тратить большое количество времени на поиск и обработку документов, они могут посвятить его более важным бизнес задачам, таким, например, как более качественно обслуживание клиентов.
  • Меньше стресса. Понимание того, что все необходимые документа хранятся в системе и к ним есть быстрый и легкий доступ, избавило сотрудников от стресса по поводу того, документы потеряются или попадут не по назначению.

 

На уровне департаментов:

  • Сократились расходов. После перехода на безбумажный документооборот  значительно сократились расходы на копирование, печать, пересылку и архивирование документов.
  • Повысилась производительность. Так как сотрудникам отдела по работе с клиентами больше не приходится тратить время на поиск нужных им документов, они стали обслуживать гораздо больше клиентов ежедневно.

 

На корпоративном уровне:

  • Улучшились взаимоотношения. Улучшенная отчетность и легкодоступность необходимых документов повысили качество взаимоотношений с поставщиками, что, в свою очередь, повлекло более интересные для организации цены на сырье. Так же улучшился контроль остатков сырья и готовой продукции на складах.
  • Возврат инвестиций. Автоматизировав бизнес-процессы и документооборот, компании удалось обойтись без найма новых сотрудников, а инвестиции в проект окупились в течение первого года эксплуатации системы.

 

«За последние 2 года, мы испытываем ежегодный рост в размере 20%-30%. Несмотря на то, что объем документов растет с такой же стремительной силой, с помощью внедренной системы нам удалось обойтись без найма дополнительного административного персонала» - говорит генеральный директор организации.

 

Ежедневно тысячи компаний и организаций страдают от хаотичного или неэффективного документооборота, который способствует стрессу и низкой продуктивности сотрудников.

Если проблемы, описанные в данном кейсе вам знакомы, и присутствуют на вашем производственном предприятии, мы будем рады помочь Вам в их решении с помощью внедрения системы электронного документооборота, адаптированной именно под вас.

 

Комментариев еще нет.

Оставить комментарий