Электронный архив документов – Государство дало “добро”

Тема электронного архива документов становится все более и более актуальной. Надо заметить, это неспроста. Все больше предприятий и государственных учреждений переходят на электронный документооборот и электронные архивы это вполне логичный следующий шаг.

 

Электронным архивам документов быть

Заметным толчком к созданию электронных архивов документов в организациях станут также недавно вступившие в силу «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Кликнув по ссылке, вы можете ознакомиться с проектом данного документа. Несмотря на то, что данные правила не отличаются конкретикой как именно организовывать электронные архивы документов на практике, они являются сильной нормативной базой и явной поддержкой государства в этом вопросе. А уж как именно это делать, будет зависеть от каждой отдельной организации, ее специфики работы и документации.

 

Заблуждения об электронном архиве документов

Несмотря на всю актуальность электронных архивов документов, существует довольно много расхождений во мнениях и видениях технологического решения данного вопроса. Например, многие организации считают, что им не нужен электронный архив, так как у них отлажен процесс резервного копирования информации. Они совершенно забывают о том, что бэкапы требуют гораздо больших ресурсов и времени и более того, они не имеют функций архива. Не говоря уже о том, что можно повысить экономию резервного копирования до 80% исключив из него редко меняющиеся архивные данные и отдав их полностью в архив.

Еще одно заблуждение в организациях заключается в том, что у них внедрена ECM-система и она способна заменить электронный архив. И это в корне неправильная точка зрения. Во-первых ECM-система, не охватывает и не покрывает весь спектр корпоративных документов и информации и тем более не охватывает всю информационную систему организации. Архив почему-то воспринимается как свалка информации и документов, в которую все выбросили и забыли. Это далеко не так. Архив – это не склад и не просто какая-то застывшая структура. В задачи архива, и в том числе электронного, входит управление данными и документами, поиск, учет, анализ  и многое другое. И это особенно актуально для тех организаций, где срок хранения документов составляет до 100 лет и на протяжении всего этого срока может иметь юридическую значимость.

Другим распространенным заблуждением является то, что на некоторые организации не распространяется требования регулятора. Возможно это и так, но ни одна организация никогда не застрахована от конфликта с другой внешней организацией. И этот конфликт будет решаться в суде, суду будет необходимо предоставление юридически значимых документов. Поэтому для того, чтобы максимально защитить свои интересы, организации должны делать все возможное. В случае же возникновения таких проблем организация всегда сможет продемонстрировать суду, то, что она всеми силами пыталась сохранить необходимые документы, а не уничтожить их. Тогда у суда вряд ли найдутся поводы обвинить вас в сокрытии информации или, что еще хуже, в преднамеренном уничтожении документов.

 

Электронный документооборот как решение проблем

Многих этих проблем можно избежать, своевременно внедрив систему электронного документооборота с возможностью последующего архивного хранения документов. Таких систем довольно много, но, пожалуй, лучше всего этот функционал реализован у платформы Docsvision. Немаловажным здесь конечно является юридическая значимость документов, которая реализовывается с помощью электронных подписей.

Одним из основных качеств электронного архива документов является способность гарантировать долговременную сохранность и доступность документов, а это не менее 5 лет. Несмотря на все возможные изменения информационных технологий,  которые могут происходить многократно за период хранения документов, это никак не должно сказываться на сохранности и главное доступности документов и работы с ними при необходимости.

Не дожидайтесь, пока грянет гром среди ясного неба, начинайте планировать и организовывать электронный архив документов уже сегодня, и начать стоит с системы электронного документооборота.

Если в вашей организации всерьез задумались об электронном архиве документов, свяжитесь с нами, и наши специалисты с радостью проконсультируют вас по этому вопросу.

Комментариев еще нет.

Оставить комментарий