6 типичных проблем совещаний и как с ними бороться [Часть 1]

Проблемы совещаний в организациях существуют ровно столько же, сколько и сами совещания. Таких проблем может быть масса, в зависимости от специфики работы организации и культуры принятия управленческих решений. Сегодня мы разберем шесть наиболее распространённых проблем совещаний, которые испытывают абсолютно все организации, независимо от их размера и зрелости, а так же предложим решения, как с ними бороться.

Совещания – коллективный способ принятия решений, планирования и отчетности по результатам проделанной работы, а также поиск идей и обмен мнениями между руководством и персоналом организации.

Команды сотрудников периодически собираются для того, чтобы решить насущные проблемы и обсудить наиболее важные вопросы. Все чувствуют свою значимость по поводу того, что они делают важное дело и уходят с совещаний заряженными и вдохновленными новыми целями и задачами!

Что? Разве не так? Ваши совещания проходят по-другому!?

Раз вы читаете этот пост то, скорее всего, да, и вот на что, вероятно, похожи ваши совещания:

  • Все расходятся с отсутствием четкого понимания, что нужно делать и что требуется именно от них;
  • У всех еще больше раздражения и смятения, чем перед началом совещания;
  • Вы только что посетили безумно скучное мероприятие, которые «высосало» из вас всю энергию и мотивацию;
  • Появились новые барьеры делать вашу работу эффективнее.

 

В России ежедневно проводится около 20.000.000 совещаний различного рода - портал webinar.ru

 

Не волнуйтесь, вы испытываете то же самое, что и 99% всех сотрудников организаций, регулярно участвующих в совещаниях, и у них такое же мнение, что совещания отстой!

 

Но есть и хорошие новости! Есть способы борьбы с основными проблемами совещаний.

 

Наличие четко спланированных и эффективных совещаний критически важно для любой компании! Не только для того, чтобы испытывать меньше стресса и неопределенности, но и для того, чтобы:

  • Инициировать прогресс развития всей организации;
  • Заряжаться энергией и мотивацией вместо того, чтобы оставлять ее там;
  • Создавать культуру командной работы и взаимодействия в компании;
  • Получать чувство ясности и расслабленности от того, что все ключевые вопросы на самом деле разобраны.

Так намного лучше, не правда ли? Как же достичь всех этих результатов, описанных выше?

Проблемы, которые мы рассмотрим ниже, являются отчасти комплексными и могут иметь несколько скрытых причин. Предложенные решения, несомненно, помогут поднять качество совещаний на новый уровень, но это будет сделать гораздо проще с помощью специализированных инструментов, таких как модуль «Управление совещаниями» системы электронного документооборота Docsvision. Не стоит лишний раз упоминать, что автоматизация бумажных процедур сама по себе уже способна значительно улучшить эффективность бизнес-процессов.

Итак, приступим.

 

Проблема №1 – Зачем я вообще здесь нужен?

Проблемы совещанийКак часто, придя на совещания, вы не можете понять, зачем именно вам на нем находится, задавая себе вопрос: «Что я вообще здесь делаю? Единственное что меня сюда привело, так это напоминание в моем календаре. Я понятия не имею, о чем это совещание, и что на нем будут обсуждать»

Такая проблема часто возникает, когда организатор совещания ставит в копию всех, кто придет ему на ум, не понимая необходимости присутствия того или иного сотрудника.

Из-за таких случайных рассылок-приглашений на совещание отнимается большое количество сил и энергии у тех сотрудников, от которых изначально не требуется каких-то активных действий по его завершению.

Неэффективное использование рабочего времени и ресурсов организации - что с этим можно сделать?

 

Решение

Ответ здесь прост: повестка и приглашение на совещание.

Дистрибуция четко продуманных и прописанных приглашений и повесток помогает бороться с данной проблемой.

Рассылайте приглашения как минимум за несколько дней до начала совещания.

 

СОВЕТ: Рассылайте повестку совещания и приглашение на него не позднее, чем за 24 часа до его начала.

 

Что же должно быть включено в повестку и приглашение? Как минимум следующие пункты:

  1. Название совещания – должно быть кратким и понятным! Это то, что сотрудники будут видеть в своем календаре.
  2. Цель– какова цель данного совещания?
  3. Вопросы на повестке дня– кто и с какими темами будет делать доклады, отчеты и т.д.?
  4. Причина – почему совещание важно именно на это неделе, месяце. Тем более если это периодическое совещание.
  5. Результаты– каких результатов, решений по окончанию совещания требуется достичь?
  6. Участники – перечислить всех участников, которым на самом деле необходимо находится на данном совещании.
  7. Место, время и продолжительно проведения – где, когда, во сколько и на сколько по времени запланировано данное совещание?
  8. Подготовка – требуется ли участникам совещания подготовить какие-то материалы, отчеты, показатели для обсуждения на совещании?

 

Карточка совещания в системе Docsvision

 

Рассылка такого приглашения с четко прописанной повесткой будет иметь большой эффект. У всех получивших данное приглашение будет четкое понимание того, что будет обсуждаться на совещании, и каких целей с помощью него планируется достичь.

Прежде чем совещание начнется, участники смогут оценить их ценность нахождения на нем. Возможно опять же кто-то попал в рассылку случайно и оповестит об этом инициатора.

 

Проблема №2 – Это совещание или обмен сплетнями в кофе-руме?

Проблемы совещанийЭто двоякое чувство… это было совещание или мы просто поболтали? Если вы уходите с совещания с мыслью о том, что: «Мы собрались, совещались и ушли с совещания с полным непониманием того, о чем мы говорим, чего мы хотим достичь и как оценить результат» - значит, вы определенно потратили время впустую.

В таком случае, это бардак. И, к сожалению, огромное число совещаний проходит именно так. Это еще одна насущная проблема совещаний, которая негативно сказывается на мотивации сотрудников. Как же этого можно избежать?

 

Решение

Основная сложность здесь в том, что никто не понимает границ совещания. Никто не понимает, что происходит и в какой момент совещание можно считать успешно завершенным.

Ничего лучше не работает в данном случае, чем строгое бюрократическое начало, середина и конец совещания, чтобы все понимали, на каком этапе находятся.

 

СОВЕТ: Излагайте мысли коротко и по делу. Придерживайтесь одной темы за раз.

 

Самым простым способом решения данной проблемы совещаний будет четкое разграничение председателем или контролером начала и окончания. Как это лучше делать?

  1. Четко озвучьте начало совещания – организатор или контролер коротко излагает цель совещания, повестку дня, сотрудников, делающих доклады или решения, которые необходимо принять по окончанию совещания.
  2. Прослушивание вопросов или докладов выступающих – докладчики выступают со своими докладами или отчетами. Никто не начинает ничего обсуждать, пока докладчик полностью не закончит выступление в строго отведенное для него время. В этот момент хорошо делать пометки в записных книжках и набрасывать вопросы, которые необходимо задать докладчику по завершению его выступления.
  3. Обсуждение докладов (проблем, вопросов) – Обсуждение прослушанных докладов или вопросов и принятие по ним решений, если того требует формат совещания. В этот момент назначаются задания другим сотрудникам, ставятся по ним сроки исполнения, назначаются контроллеры и т.д.
  4. Завершение совещания – если у кого остались непроясненные вопросы, самое время это сделать, дабы не уйти с совещания с размытым пониманием своих дальнейших действий и ожидаемых результатов.
  5. Подведение итогов – коротко подвести итоги совещания, еще раз озвучить принятые на нем решения, поставленные задания и сроки их контроля, если уместно, обозначить даты следующего совещания для анализа работы и проверки заданий.

 

Пример распределения времени докладчиков совещания

 

Это вещи могут показать простыми и очевидными, но поразительно, сколько совещаний сбивается с плана, едва начавшись, и переходят в формат общения в кофе-руме, где все говорят одновременно и на разные темы.

И чем больше вы будете практиковать такую дисциплину поведения совещаний, тем больше сотрудники начнут ценить навыки говорить коротко и по делу и чувствовать границы тем и всего совещания в целом.

 

Проблемы №3  - Безрезультативные дискуссии

Проблемы совещанийНет ничего хуже, чем находится на совещании, и «умирать» от скуки и бесконечных обсуждений, не приводящих к результату. Сколько раз вы ловили себя на такой мысли: «Мы просто болтаем, все это совещание просто одна большая болтовня, не двигающая нас вперед к решению проблемы! Мы здесь для того, чтобы найти решение или просто мило побеседовать?»

Tom Thomison из компании HalocracyOne однажды очень хорошо подметил: «Большинство компаний умирает от несварения желудка, а не от голодания». Бесконечные дискуссии - это явный признак «несварения» информации в организации.

 

СОВЕТ: Избегайте сторонних разговоров не по теме. Не перебивайте.

 

Постоянные попытки принимать решения коллективно замедляют движение организации. Поэтому, что же делать?

 

Решение

Для устранения этой проблемы совещаний существуют два решения. Одно из них очевидное и простое, другое требует времени и усилий.

  1. Убедитесь, что все понимают, к какому решению необходимо прийти – возможно, совещание требует свободную и неструктурированную дискуссию. Или, наоборот, необходима жесткая структура и ответы на конкретно поставленные вопросы. Определите формат и требуемый результат совещания с самого начала, и тогда у вас будут правильные ожидания его итогов. Все будут понимать, что и обсуждение идет в установленных рамках, и в каком формате предлагать свои идеи.
  2. Не гонитесь за консенсусом  - за исключением тех случаев, когда роли и обязанности четко не определены и неизвестно, от кого именно ожидать исполнения конкретной задачи. Она просто будет сделана и все, а кем, не имеет значения. Тогда возможен консенсус. Хотя это и станет причиной бесконечных несварений дискуссий. Во всех остальных случаях необходимо конкретно определить ответственного за ту или иную задачу или поручение. Лучше это сделать еще до начала совещания, но если такого понимания нет, то не стоит на одном совещании пытаться определить роли и обязанности по конкретным задачам и пытаться разобраться в оперативных вопросах, ни то ни другое в итоге не будет сделано хорошо.

 

«Большинство компаний умирает от несварения желудка, а не от голодания» - Tom Thomison

 

Решив хотя бы эти три проблемы совещаний, вы значительно улучшите «пищеварение» вашей организации и будете уверены в том, что все ее сотрудники тянут корабль в одном направлении.

 

Читайте продолжение статьи «6 типичных проблем совещаний и как с ними бороться [Часть 2]»

 

Комментариев еще нет.

Оставить комментарий