6 типичных проблем совещаний и как с ними бороться [Часть 2]

В первой части данного поста (если вы ее еще не читали, настоятельно рекомендуем) мы рассмотрели три первые проблемы совещаний и сегодня рассмотрим еще 3 наиболее распространенные проблемы. Хотя проблем совещаний может быть на самом деле гораздо больше, в этой серии из двух постов мы рассматриваем шесть наиболее распространенных и часто встречающихся проблем совещаний, с которыми сталкиваются организации.

Итак, приступим.

 

Проблема  №4 – Уклонение от повестки

Проблема совещанийЭто, пожалуй, самая распространенная проблема, она встречается слишком часто и, когда она возникает, очень сильно раздражает.

«Мы собрались здесь для того, чтобы обсудить серьезные проблемы и найти их решения. Мы все согласовали повестку и последовательность выступлений, а это уже половина успешности совещания!»

Существует две основные причины, почему эта проблема возникает на совещаниях.

Одна из них заключается в том, что, когда кто-то озвучивает повестку или следующий пункт для обсуждения, все сразу переходят к обсуждению этого вопроса. Казалось бы, это совершенно очевидный и эффективный способ проведения совещания, но это не так! Это не только не эффективный способ, но он еще так же может стать и очень сильным раздражителем.

Вторая причина еще более серьезная. Если в организации нет привычки озвучивать всю повестку перед тем, как приступить к прослушиванию проблемы и ее обсуждению, то, вполне вероятно, найдутся сотрудники, заинтересованные в том, чтобы всеми возможными силами поставить их доклады в начало списка, независимо от их важности, просто, чтобы быстрее отчитаться.

 

47% процентов сотрудников считают слишком большое количество совещания проблемой №1 неэффективного использования рабочего времени.

 

 

Что в итоге? Составление повестки дня превращается в гонку полномочий и должностей за первые позиции в списке. Все это весело, конечно, но крайне неэффективно. Как же вы тогда работаете с этим?

 

РЕШЕНИЕ

Простое (но не всегда легко выполнимое). Необходим очень тщательный процесс подготовки повестки, вот, пожалуй, наиболее ценные советы для этого:

  1. Не составляйте повестку совещания заранее – звучит, возможно, пугающе и странно, но это гарантирует, что все вопросы будут обсуждены надлежащим образом. Не составляйте, не значит не планируйте. Вам ничего не мешает накидать примерный план и список вопросов и проблем для обсуждения. Это значит составляйте финальную версию повестки непосредственно на совещании.
  2. Следуйте пункт за пунктом – вносите все необходимые пункты в повестку дня один за другим. При внесении какого-то пункта не переходите сразу к докладу по этому вопросу или его обсуждению, просто составьте полный список вопросов на повестке дня. Если кто-то предлагает какие-то вопросы, значит, он понимает, о чем он хочет сказать и этого уже вполне достаточно. Процесс заканчивается тогда, когда исчерпаны все предложения. Если у кого-то есть желание обсудить продажи, а затем еще кто-то хочет то же самое, это должны быть два отдельных пункта, так как это могут быть принципиально разные вопросы, требующие разных решений.
  3. Согласуйте обсудить все внесенные в список пункты – и более того, оговорите временные рамки для каждого вопроса. Если такие договоренности достигнуты – это исключает возможность политического маневрирования вокруг некоторых вопросов, так как все четко знают, что все внесенное в список должно быть обсуждено.

 

Подготовка совещания - планирование повестки в системе Docsvision

 

Просто. Обычно, при таком подходе, составление повестки дня занимает не более 5 первых минут совещания, если больше, то вы, вероятнее всего, что-то делаете не так. Если и после этого у вас остается страх того, что вы не сможете обсудить все то, что наметили, об этом читайте дальше…

 

Проблема №5 – Бессмысленные протоколы собрания

Проблема совещанийНичего лучше не определяет эффективность совещания, как то, что происходит после него. Уверен, со мной согласятся многие.

«По итогам совещания был составлен десятистраничный протокол, который всем был разослан, но никто на него даже не взглянул и уж тем более не сделал того, что от него требовалось для решения проблем».

Это еще одна очень серьезная проблема совещаний во многих организациях. Даже если на совещании было найдено решение проблемы, это не гарантирует его исполнения и, как следствие, решение самой проблемы.

 

 

45% всех CEO убеждены в том, что их сотрудники был бы гораздо эффективнее если бы посещали хотя бы на одно совещание в неделю меньше.

Ничего не разочаровывает сильнее, чем потратить время на совещание, найти решение проблемы, собраться через неделю и выяснить, что проблема так и не решена и ничего не изменилось в лучшую сторону.

Эта проблема относится уже к привычкам и исполнительной дисциплине по окончанию совещаний, а также определяет ключевой компонент их эффективности: прояснение и определение следующих действий. Пример формирования и рассылки протокола собрания в модуле «Управление совещаниями» платформы Docsvision.

 

Рассылка протокола на согласование в системе Docsvision

 

РЕШЕНИЕ

Существуют как очень эффективные способы устранения этой проблемы, так и не очень. Так как мы стремимся извлекать максимальную пользу из совещаний, ниже приведен процесс, способный навсегда исключить неэффективные протоколы собраний из вашей организации.

  1. По одному пункту за раз – никогда не мешайте в обсуждении разные вопросы. Ведите совещание, обсуждая один пункт за другим последовательно. Назначьте кого-то, кто будет следить за ходом обсуждения вопроса и четко обозначит окончание дискуссии и принятие решения.
  2. Короткая предварительная дискуссия – она может понадобиться для того, чтобы прояснить суть проблемы и ее реальное наличие. Как только это сделано, и проблема действительно требует обсуждения сразу же переходите к …
  3. Задайте вопрос «что необходимо предпринять» - сами проблемы можно обсуждать практически бесконечно, гораздо важнее задаться вопросами, что необходимо сделать, чтобы от нее избавиться, какие конкретные действия требуются. Этот вопрос должен быть, прежде всего задан тому, кто вынес его на обсуждение, а уже затем, если не удается определить конкретных действий, и всем остальным участникам совещания.
  4. Определите конкретные действия глаголами –ничего не формулирует задачи так же четко, как глаголы. Мы знаем проблему, ее ключевые показатели, которые нас не устраивают, настало время это исправить. Поэтому при постановке задач ответственным за устранение проблем сотрудникам используйте глаголы, так же как и временные рамки, и ключевые показатели определяющие успешность выполнения задачи.
  5. Ставьте задачи конкретным людям – задача = фио исполнителя! По окончанию совещания не должно быть двоякого ощущения того, кто же все-таки отвечает за выполнение данной задачи. Это должен быть не отдел и не подразделение, а конкретный человек.

 

Контроль исполнения решений совещания в системе Docsvision

 

Следуя этому процессу, вы в значительной степени снизите вероятность того, что к следующему совещанию что-то будет не выполнено, и вам больше не придется задавать вопросы типа: «Я думал, мы договорились, что это должно быть сделано, в чем дело?»

 

Проблема №6 –Противостояние Эго

Проблема совещанийЭта проблема совещаний - настоящий убийца их продуктивности и может выражаться в разных формах, но в большинстве случаев она описывается примерно так:

«Похоже, что все мы здесь сегодня в качестве зрителей на очередном раунде политических дебатов между одними и теми же двумя или тремя кандидатами».

Неважно, какова тема совещаний, на них говорят одни и те же люди по одним и тем же вопросам с одними и теми же предложениями.

Каковы последствия? Люди начинают чувствовать себя незащищенными, они боятся высказывать свои идеи и предложения, так как не хотят становиться конкурентами и мишенью для нападок основных участников дебатов. В итоге все остальные участники совещаний уходят на второй план, их не слышно и не видно, и это прекрасный способ провести время БЕСТОЛКУ.

 

В среднем 11 минут требуется участникам собрания, чтобы переключиться с одной темы обсуждения на другую.

 

Самая плохая новость заключается в том, что это отличный показатель плохо функционирующей организации со слабой культурой, которая не имеет представления, зачем она проводит совещания вообще. Хорошая новость заключается в том, что эта проблема совещаний имеет решение.

 

РЕШЕНИЕ

Назначайте на каждое совещание контроллера (координатора). Это не всегда просто сделать, но это является, пожалуй, единственным решением проблемы, не прибегая к глобальным культурным преобразованиям в организации. Если вам удастся это сделать, вы очень быстро увидите результаты. Как это выглядит на деле?

  1. Согласуйте со всеми участниками совещания наличие координатора – предложите это сделать уже на следующем совещании и посмотрите на реакцию участников. Выберете кандидатуру из тех, кто чаще всего присутствует на совещаниях и не обременен избытком политической силы в организации.
  2. Согласуйте процесс, который будет контролировать координатор – не усложняйте на первых этапах, пусть это будет сокращенный процесс от того, что описан в проблеме №2 первой части данной поста, а именно начало совещания, формирование повестки, принятие решений и подведение итогов.
  3. Придерживайтесь процесса – задача координатора не выступать в роли полицейского и строго контролировать процесс, скорее направлять участников по процессу, как бы вести за руку по нему. Каждый раз, когда совещание сбивается с курса, его задача вежливо и тактично возвращать обсуждение в нужное русло.
  4. Приветствуйте обратную связь – позвольте координатору собрать обратную связь с участников по окончанию совещания. Что на их взгляд было хорошо и полезно, а что не очень? И как они себя чувствовали при наличии координатора совещания?

 

Хороший координатор совещаний на вес золота, но даже координатор со средними способностями организации совещаний может внести значительный вклад в их качество. Чем больше в вашей организации вырабатывается привычка к структурированным и дисциплинированным совещаниям, тем больше люди будут ценить и требовать наличия координатора на совещаниях.

 

Контроль реализации распоряжений в системе Docsvision

 

Все эти решения и советы помогут вам повысить качество проводимых совещаний и принимаемых на них решений

 

Не пытайтесь реализовать их все сразу! Даже если ваши совещания настолько ужасны, что вы с нетерпением хотите внедрить все и сразу, не стоит этого делать, действуйте постепенно, шаг за шагом.

У людей есть свойство препятствовать изменениям! Попробуйте внедрить 1-2 совета и посмотрите на результаты.

Стоит отметить, что внедрение всех наших советов будет еще эффективнее, а результаты будут видны еще быстрее при наличии специально разработанного модуля «Управления совещаниями» платформы Docsvision. Данный модуль содержит массу полезных инструментов и преимуществ, выводящих совещания на принципиально новый качественный уровень.

Комментариев еще нет.

Оставить комментарий