5 причин автоматизировать управление договорами с помощью СЭД

Автоматизация управления договорами очень трудоемкая и бумагоемкая задача, включающая в себя постоянное отслеживание сроков действия договоров, их бюджетов, ревизию, утверждение, продление и т.д. Помимо всего прочего, договоры в их последних версиях должны быть легкодоступны для тех, кто за них отвечает до тех пор, пока они не истекут или не потеряют свою актуальность. Здесь на помощь приходят СЭД системы, они прекрасно помогают справиться со всеми этими задачами. Кроме стандартных преимуществ, таких как сокращение расходов и повышение эффективности работы, существует еще ряд плюсов. Ниже мы рассмотрим пять основных причин, почему СЭД - отличный инструмент для автоматизации управления договорами.

 

1. Функциональность

Стоит отметить, что СЭД системы обладают всеми необходимыми функциональными возможностями для автоматизации управления договорами, включая юридические аспекты.

Регистрация и работа с правками. Обе эти процедуры очень легко реализуются в СЭД. После регистрации договора в системе, история правок помогает отслеживать, когда и кем, какие правки были сделаны. Будет сохранена полная версионность документа.

Согласование. Весь процесс согласования будет прозрачен и доступен в два клика. Причем сотрудникам необязательно находится на своем рабочем месте, чтобы это сделать. Они могут делать это где угодно и с любого устройства.

 

Функциональность является одним из ключевых факторов при выборе СЭД системы – портал CNews

 

Контроль сопровождающих документов. Любой договор имеет массу сопровождающих документов, будь то, товарные накладные, акты выполненных работ или другие документы. Учитывая все эти документы в системе, вы всегда сможете просмотреть их как связанные с договором документы.

Классификация и хранение договоров. Классифицируя договоры по категориям, подразделениям, контрагентам вы создаете себе удобный справочник договоров, который может сэкономить вам массу времени при их поиске.

 

2. Коллективная работа

Сложно представить себе эффективную систему управления договорами без возможности совместной работы над ними. Особенно это актуально на начальных этапах работы с договорами, когда происходит большое количество коммуникаций, как между сотрудниками компании закупщика, так и с поставщиком.

 

Коллективная работа

по данным Gartner

 

Постановка задач и поручения. Задачи и поручения это неотъемлемая часть работы над документами. СЭД как система управления договорами позволяет отслеживать своевременность выполнения поставленных задач и поручений по тем или иным договорам, что, в свою очередь, помогает контролировать сроки пролонгации или прекращения действия договоров.

Маршрутизация, делегирование, замещение. Не редки случаи, что ответственный за договор сотрудник не находится на рабочем месте в нужный момент. Здесь на помощь приходят делегирование или замещение, позволяющие не дожидаться отсутствующего сотрудника из отпуска или командировки, а своевременно маршрутизировать договор или задачи по нему замещающему сотруднику. Такой подход позволяет непрерывно снабжать организацию заказчика необходимыми материалами или услугами.

История коммуникаций и комментарии. Все общение по тому или иному документу хранящееся в карточке документа дает возможность отследить все коммуникации и не упустить из виду важные замечания или поправки.

Уведомления о событиях и изменениях. Настроив уведомления и оповещения о тех или иных событиях (истечение сроков, бюджетов, поправки и т.д.) помогают оставаться в курсе последних событий по тем договорам, к которым они имеют непосредственное отношение. Вы можете быть уверенны, что вы не упустите нечего важного.

 

3. Доступность

Доступность договоров в нужное время и в нужном месте играет ключевую роль в автоматизации системы управления договорами. Нет ничего хуже, чем не иметь под рукой важной информации зафиксированной в договоре в момент общения с клиентом или поставщиками. СЭД позволяет не просто хранить договоры в одном месте, но и удобно их классифицировать, что значительно облегчает их поиск, причем неважно на каком устройстве.

 

Проблемы в управлениями документами

Наиболее частые проблемы в управлении документами. Портал www.docflow.ru

 

Говоря о доступности нельзя не отметить  тот факт, что доступ к договорам можно очень гибко настроить и работать с ними смогут только ответственные за них сотрудники. Доступность не означает всеобщую открытость информации, а скорее возможность получить доступ к ним, когда это необходимо и тем, кому это необходимо.

 

4. Продуктивность

Более быстрое прохождение этапов согласования договоров – это, пожалуй, одна из основных целей автоматизации системы управления договорами. Процесс согласования проектов договоров происходит параллельно со всеми ответственными лицами. Как результат, договоры не задерживаются и не залеживаются на чьих-то столах, а процесс согласования происходит быстрее. Наличие ЭЦП здесь является обязательным условием и помогает сохранить документам их юридическую значимость. Продуктивность работы можно повысить, если организация взаимодействует со своими контрагентами через сервис электронного обмена документами.

Для оценки продуктивности можно рассмотреть такие показатели как, скорость согласования документов, сокращение затрат на хранение документов, уменьшение количества потерянных документов, скорость обработки документов и снижение стоимости управленческих процессов. Измерив все эти показатели до внедрения системы управления договорами и после, вы сможете получить более полную картину об изменениях в продуктивности работы организации.

 

5. Контроль

Контроль над версионностью и редакциями договоров далеко не самая последняя задача в системе управления договорами. СЭД позволяет строго разграничить доступ к документам. Например, позволить юристам компании вносить необходимые изменения и редактировать договоры, в то время как другим сотрудникам только просматривать документы без возможности их изменения. Такой подход позволит повысить безопасность конфиденциальной корпоративной информации.

 

Автоматизация управления договорами

Контроль версионности договоров

 

К контролю над документами можно так же отнести архивацию договоров и отслеживание нахождения оригинала документа. Система всегда подскажет вам у кого именно находится оригинал, или в какой папке, и на какой полке он расположен в архиве. Все это позволяет экономить время при работе с договорами, особенно во время аудитов.

Ко всему выше сказанному хочется добавить то, что руководителю намного проще освоить СЭД систему, чем сложную ERP, даже если она была модифицирована под управление договорами. Так как руководитель организации является ключевым звеном в процессе согласования и подписания договора этот фактор нельзя отбрасывать на последнее место.

Практически любая схема работы с договорами покрывается функционалом СЭД системы. Автоматизация управления договорами имеет множество преимуществ. Хранение договоров в электронном виде доступном для всех участников процесса повышает скорость их обработки и принятия решений, что позволяет вашей компании оставаться гибкой и своевременно производить необходимые процедуры по пролонгации, ревизии и закрытию договоров.

Если вы заинтересовались автоматизацией управления договорами, мы будем рады вас проконсультировать по этому вопросу.

Комментариев еще нет.

Оставить комментарий