5 причин автоматизировать бизнес-процессы компании

Автоматизация бизнес-процессов компании - процедура неизбежная для всех, кто хочет повысить продуктивность своей деятельности. Вам знакомы такие ситуации, когда вас заваливают письмами или документами с просьбой утвердить их? Вам приходится вести массу журналов учета документов, чтобы быть в курсе их статусов и задач по ним? Вам очень хочется изменить процедуры как можно быстрее, но мешает излишняя бюрократия?

Все эти ситуации вызывают стресс и желание автоматизировать рутину. В бизнес-процессах в большинстве случаев нет ничего сложного, это просто последовательность определенных действий, определяющих начало бизнес-процесса (инициация) и его логическое завершение.

Представьте себе, если бы все, что вам пришлось делать, когда вам прилетает очередной запрос по электронной почте об утверждении документа, это нажать кнопку «Утвердить» или «Отклонить». Как бы вам работалось, если бы вы могли избавиться от бесконечных журналов учета и реестров? Что, если усовершенствовать бизнес-процессы компании, так, чтобы документы утверждались сотрудниками параллельно, а не поочередно каждым? Как бы было хорошо, если бы документ не «подвисал» на согласовании при отсутствии кого-то из коллег, а автоматически делегировался его заместителю?

Ниже мы предлагаем, на наш взгляд, пять наиболее значимых причин, по которым, стоит  автоматизировать бизнес-процессы компании:

 

1. Ускорьте коммуникации с помощью бизнес-процессов

Письма, стикеры и короткие фразы у кулера с водой, или в коферуме неспособны создать даже самый простой бизнес-процесс. Автоматизированный бизнес-процесс означает непрерывный поток коммуникаций и взаимодействий с возможностью отслеживать все его этапы. Каждый вновь инициированный процесс имеет свою линию коммуникаций и обсуждений касаемо документов или задач, вокруг которого, он построен. Работа просто идет, и каждый сотрудник выполняет свою роль в процессе, никаких писем, стикеров и звонков не требуется.

 

2. Повысьте ответственность

При автоматизации бизнес-процессов каждому из них задается ответственный сотрудник. Инициация, утверждение, отклонение или необходимость внести поправки или комментарии, -  вся эта информация доступна ответственному лицу. Создавая такой уровень прозрачности информации в бизнес-процессах, вы усиливаете как свою обязательность, так и ответственность своих коллег. Причем грамотно настроенные бизнес-процессы, позволят вам отслеживать, кто быстро справляется со своими обязанностями, а кому возможно, нужна помощь.

 

Автоматизация бизнес-процессов

 

3. Минимизируйте расходы, сведя риск человеческих ошибок и невнимательности к нулю

Автоматизация бизнес-процессов, поможет вам избежать многочисленных ошибок и повысит эффективность работы, если сотрудник будет знать, что он несет ответственность за данный бизнес-процесс. Просроченные платежи, долгие утверждения договоров, отсутствие информации по выставленным счетам и срокам оплаты по ним - все это может выливаться в серьезные ошибки, влияющие на прибыль компании. Автоматизация всех этих процедур позволит вам отслеживать абсолютно любой документ или задачу, своевременно реагировать на них и избежать всех этих ошибок.

 

4. Усовершенствуйте свои бизнес-процессы

Представьте, что вы автоматизировали бизнес-процессы, и все сотрудники работают достаточно эффективно с помощью новой системы последние пару месяцев. У вас накапливается определенное количество информации, которую вы можете проанализировать. Сколько бизнес-процессов было запущено, на основании каких документов или задач, сколько документов утвердили, сколько на это потратили времени, и, в конце концов, какие из этапов занимают больше всего времени.

Так как все поставлено на поток, а данные аккумулируется в системе, вы получаете доступ к информации, которую можете использовать для определения узких мест, тормозящих развитие компании или получение прибыли. Система управления бизнес-процессами - это отличный инструмент для анализа эффективности работы вашей организации.

 

5. Создайте понятную структуру

Организационная структура компании, как правило, отличается от той, которая используется в бизнес-процессах для утверждения документов или решений. С помощью системы автоматизации бизнес-процессов можно создать гибкую систему утверждения решений в зависимости от специфики работы организации. Не обязательно все решения должны замыкаться на руководителе (если он, конечно, сам того не хочет), и не обязательно делать локальные совещания перед тем, как принять решение по какому-то документу.

 

Работая со многими компаниями, мы часто встречаем тех, кто тратит огромное количество времени на анализ и моделирование своих бизнес-процессов, но так и не решаются их все-таки автоматизировать, потому что не знают, с каких именно начать. Здесь нет единого рецепта, все зависит от специфики работы каждой конкретной организации. Некоторым лучше начать с простых процессов, а некоторым в первую очередь лучше начать с самых больших и критичных, потому именно из-за их неорганизованности компания теряет прибыль.

Какое бы решение вы ни приняли для себя, автоматизация бизнес-процессов компании поможет вам вывести эффективность ее работы на новый уровень.

 

Комментариев еще нет.

Оставить комментарий